會議管理
- 決議變待辦直接開成待辦，指派負責人並設定完成日
- 同一條時間軸回覆、回報完成、確認或退回都留下紀錄
- 正式紀錄發布時產出有版次的會議紀錄 PDF，簽到與簽名一併留存
- 通知信指派、回報、退回時，寄信給該處理的人
困擾、解決與效益
紀錄為整段文字，決議未轉為待辦，事後不知由誰處理
選取會議內容開成裁示事項，指派一人或多人並各設完成日
每筆決議皆有負責人與期限，清單可見各場未完成筆數
每次須重新排版，換人整理即換一種樣式
會議基本資料自動帶入，浮水印、頁首頁尾、頁碼統一設定
任何人整理皆同一格式，時間用於內容而非排版
紀錄發出後再修改，無法確認何者為最終版
發布即產出 PDF 存入檔案管理，修改即增版，舊版保留
現行版與舊版並存，爭議時可提出版次與修改時間
簽到單事後下落不明，證明出席須先找出紙本
依名冊一人一列、列出未簽者，無帳號的師傅與廠商亦可列名
出席與簽名隨該場會議留存，免另行掃描歸檔簽到單
交辦後僅能以通訊軟體催促，催辦與否皆無紀錄
系統依指派、回報、退回等動作寄信，往來留於同一時間軸
免逐一催促，指派、回覆、退回時間皆有紀錄可查
主要功能
決議變待辦
在會議內容選一段文字，直接開成裁示事項，指派給一人或多人，各自設定完成日。
追到結案
回覆、夾檔、回報完成、確認或退回、換人，全程留在同一條時間軸上。
會議進度一眼看
會議清單直接顯示每場會議的裁示完成幾筆、還差幾筆。
會議範本
每個專案有自己的範本，會議名稱、日期、地點、主持人、與會人員自動帶入。
正式紀錄自動累版
發布時自動產出會議紀錄 PDF 並存進檔案管理，改一次就多一版，舊版保留。
PDF 版面設定
浮水印、頁首頁尾、頁碼可分公司與專案設定，畫面上看到的就是印出來的。
線上簽到與簽名
依名冊一人一列，沒簽的也列出來；自己那一列可直接帶入在「我的帳號」預先簽好的簽名檔，替別人簽要對方輸入自己的 IPCS 密碼，現場手寫代簽另外標示。
沒有帳號也能列名
工地師傅、外部廠商直接打名字加入，會出現在紀錄與簽名名冊上。
通知信
指派、回報完成、退回、回覆、確認，以及裁示與會議紀錄發布時，系統寄信給相關的人。
裁示查詢、匯出與統計
整個專案的決議攤成一張清單，可交叉查詢並匯出 Excel、Word，並依會議類別、部門統計狀態。
與傳統做法比較
簽到、簽名、紀錄與附件集中於同一場會議，無須另行掃描歸檔
交辦、回覆、退回皆記錄人員與時間，回覆與否可查證
產出具版面、浮水印與簽名表的正式紀錄，可直接發送，非僅筆記
已發布紀錄僅能修正錯字，不可退回、取消或刪除，修改留存前後內容
人名、部門、職稱保留當時資料，人員異動後內容不被改寫
適合誰用
工地主任、專案經理
工務會議、協調會的決議要有人追到底。
監造與專案管理團隊
會議紀錄當正式文件送出，經得起事後查證。
品管與稽核
說得出誰到了、誰簽了、決議由誰執行、什麼時候結案。
同時管多個單位的主管
一眼看出哪些決議卡住、該催哪個部門。
想知道怎麼用在您的工地？
告訴我們您的工程類型與管理流程，顧問會安排 30 分鐘免費諮詢。